帳票や証書類の電子化における発行元証明の重要性

～ 郵送コスト値上げによる電子文書による取引で押さえておきたいポイント ～

郵送コストの値上げ

2024 年 10 月から郵便料金が大幅に値上げとなります。定形郵便物（25g 以内／50g 以内）：17～31%、定形外郵便物：最大約 30% の値上げとなっています。物流の 2024 年問題が話題になっていますが、トラックドライバーの時間外労働上限が 45 時間以内／月となり、運送能力は 2024 年には 14.2%、2030 年には 34.1% 不足すると予測されており、配達員の人手不足によって配送に要する時間がかかる可能性があります。請求書や帳票類などを電子化することで、郵送コストだけではなく紙・封筒代や送付するための封入作業などを削減することができます。

	重量	9/30 まで	10/1 以降
定形郵便物	25g 以内	84 円	110 円
	50g 以内	94 円
定形外郵便物	50g 以内	120 円	140 円
	100g 以内	140 円	180 円
	150g 以内	210 円	270 円
	250g 以内	250 円	320 円
	500g 以内	390 円	510 円
	1kg 以内	580 円	750 円

コロナ禍を機に進む電子文書による取引

2024 年 3 月に一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が公開した「企業 IT 利活用動向調査 2024」によると、2020 年から新型コロナウイルスによる緊急事態宣言のため 2020 年度中に電子契約の利用率が増加しています。

（出典）JIPDEC／ITR「企業 IT 利活用動向調査 2024」

電子契約の導入効果については、コスト削減（印刷代、郵送費、保管費用など）「48.6%」がもっとも多く、次いで契約にかかる業務負荷の軽減「41.1%」印紙税の節約「39.7%」となっています。

（出典）JIPDEC／ITR「企業 IT 利活用動向調査 2024」

また、2024 年 1 月から電子帳簿保存法の電子取引における電子保存が義務化されました。株式会社インボイスが調査した「請求処理担当者に対するアンケート調査」では、約 55% の企業・組織が請求書の電子化を希望しています。

（出典）株式会社インボイス 「請求受領者が請求書の電子化」

電子化におけるリスクと対策は？

フィッシング詐欺の一つとして、ビジネスメール詐欺（Business E-mail Compromise：BEC）というものがあります。このビジネスメール詐欺は、巧妙な騙しの手口を駆使した、偽の電子メールを組織・企業に送り付け、従業員を騙して攻撃者の用意した口座へ送金させる詐欺の手口で、年々その被害は増加傾向にあり、ビジネスメール詐欺の脅威がより深刻なものとなっています。ビジネスメール詐欺についての詳しい情報については、情報処理推進機構（IPA）の「ビジネスメール詐欺（BEC）対策特設ページ」を参照ください。

（出典）情報処理推進機構（IPA）

ビジネスメール詐欺の対策としては、以下のようなことが挙げられます。

• 普段と異なるメールに注意：不審なメールは社内で相談・連絡し、情報共有する
• 電信送金に関する社内規程の整備（チェック体制の整備）
• セキュリティソフトの導入
• 取引文書の発行元証明と取引先に対して発行元証明を行っていることの事前通知

取引文書の発行元証明は e シール ^※1 を付与することで実現でき、取引文書の真正性と信頼性を確保により、その取引文書の発行元証明と改ざん防止が可能となります。

e シールを付与する利点は、各種電子文書の発行元証明と改ざん防止が可能なことで、これにより受領者もしくは閲覧者が PDF ファイルを開くとその電子文書の発行元を確認することができます。

※1

e シールとは：企業や組織間の取引で用いられる電子文書の発行元を証明、内容が改ざんされていないことを示すしくみ

サイバートラストでは、各種電子文書の発行元証明と改ざん防止を可能にするトラストサービス「iTrust（アイトラスト）」を提供しています。請求書、各種証書・証明書などの電子化にあたっては、「iTrust 電子署名用証明書 」ならびに「iTrust リモート署名サービス 」で実現することができますので、お気軽にお問合せください。

実際の導入の前に、「iTrust リモート署名サービス」を 無償トライアル でご利用いただけます。自社システムとの接続性検証や開発、技術評価に是非ご活用ください。

本記事に関連するリンク

• 導入事例「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」
• 「iTrust リモート署名サービス」
• 「iTrust 電子署名用証明書」